Vastgoedmanagement & onderhoud
R-ffect heeft een jarenlange ervaring op alle aspecten van duurzaam vastgoedmanagement en onderhoud. Professioneel vastgoedmanagement begint vaak met een actueel duurzaam meerjarenonderhoudsplan (DMJOP) als basis voor begrotingen en jaarplannen. Maar het doel is uiteraard een sluitende vastgoedexploitatie over meerdere jaren op al uw vastgoedlasten, dus inclusief uw kapitaalslasten. In het kader van compliance is het van belang om inzicht te hebben in alle wettelijke keuringen en verplichtingen die noodzakelijk zijn om uw pand veilig te gebruiken. Goede afspraken met uw leveranciers en de juiste uitvoering van het onderhoud zijn vervolgens cruciaal voor comfort en gebruikerstevredenheid. R-ffect heeft een team van specialisten met de juist kennis en beschikt over de software en meetapparatuur om u op al deze aspecten te ondersteunen en te voorzien van het juiste advies. Indien gewenst kunnen onze professionals een deel van het werk van u overnemen. Wilt u inzicht in de te verbeteren onderdelen in uw proces én een verdere professionalisering van uw vastgoedbeheer realiseren? Wij komen graag een audit bij u uitvoeren.
(D)MJOP & onderhoudsbegroting
Een Duurzaam Meerjaren onderhoudsplan is de basis voor duurzaam vastgoedmanagement. Door een (D)MJOP goed in te richten is het veel meer dan allen een begroting. Een kwalitatief goed (D)MJOP geeft richting aan de beheerorganisatie, is de basis voor compliance, biedt een handvat voor jaarlijks onderhoud en het inkopen van contracten en is natuurlijk de basis voor de onderhoudsbegroting. Door het jaarlijkse actualisatieproces goed in te richten blijft een opdrachtgever ‘in control’ en is het mogelijk vanuit het (D)MJOP de vertaling te maken naar een jaarplan, een inkoopplan en vervolgens de realisatie.
Vastgoed strategie en meerjaren vastgoedexploitatie
Richting geven aan een organisatie met duurzaam vastgoedmanagement begint met een realistisch en haalbaar plan. De start daarvan is een nauwkeurig beeld van de huidige situatie, ook financieel. Vervolgens kan organisatiestrategie vertaald worden in meerdere scenario’s voor de vastgoedstrategie. Deze kan vervolgens worden doorgerekend naar een meerjarige vastgoedexploitatie. Dat geeft het inzicht om de vastgoed-ambitie waar te maken met de inkomsten die daar tegenover staan. Vastgoed moet ondersteunend zijn aan het primaire proces, maar beweegt over het algemeen traag mee. Daarom is het van belang de organisatiestrategie en de vastgoedstrategie nauw op elkaar af te stemmen en dit ook financieel realistisch door te rekenen.
Inrichten van uw vastgoed regie organisatie
Veel organisaties hebben al afscheid genomen van de traditionele organisatie voor vastgoedmanagement, onderhoud en beheer. De vastgoed regieorganisatie doet zijn intrede, maar de implementatie en uitvoering laat vaak te wensen over. R-ffect ondersteunt haar opdrachtgevers met het ontwerpen en implementeren van een vastgoed-regieorganisatie. Een organisatie die daadwerkelijk leidt tot een situatie waarbij een klein en professioneel team in staat is de regie over het bezit te behouden en bij te sturen. Samen met dit team ontwerpen we een heldere structuur met taken en verantwoordelijkheden tot aan de functieprofielen toe.
Conditiemeting en inspectie (NEN2767)
Grip krijgen op de kwaliteit van een gebouw begint bij inzicht in de huidige staat. Een goed beeld van het benodigde onderhoud stelt uw organisatie in staat om van reactief naar proactief te gaan. Op termijn zorgt dit voor minimalisatie van uw onderhoudskosten én voor maximalisatie van de kwaliteitservaring van het gebouw. De inspecteurs van R-ffect kijken met de NEN 2767 conditiemeting- methode naar de bouwkundige, elektrotechnische en werktuigkundige bouw- en installatiedelen. Het is vervolgens aan u hoe deze informatie te benutten. Dat kan bijvoorbeeld door het te gebruiken als een 0-punt voor het opstellen van een gedegen onderhoudsbeleid, of door het als input te bespreken met leveranciers bij een lopend onderhoudscontract.
Auditbeheer en onderhoud
Bij de organisatie van het beheer en onderhoud van vastgoed spelen diverse vragen met een grote impact. Voert u alles in eigen beheer uit, met een interne facilitaire dienst, of kiest u voor uitbesteding aan betrouwbare partners? Wat is de kwaliteit van de serviceovereenkomsten en zijn ze marktconform? We merken dat steeds meer maatschappelijke organisaties het beheer en onderhoud van gebouwen als belangrijks aspect van de bedrijfsvoering zien.
Het organiseren van beheer en onderhoud is een specialisme waar R-ffect zich meester in heeft gemaakt. Met een audit beheer en onderhoud analyseren onze adviseurs de huidige inrichting van het onderhoud en het beheer. We brengen in kaart wat er goed gaat en waarom én geven u een opgave van punten die beter kunnen. Met deze constructieve audit stimuleert R-ffect medewerkers en teams om het beste uit zichzelf te halen. Dit draagt direct bij aan een robuuste bedrijfsvoering. U kunt erop rekenen dat onze vastgoedadviseurs er met een open vizier ingaan en passend meedenken, ongeacht of de ontwikkelbehoefte bijvoorbeeld ligt bij kostenefficiëntie of bij het verlagen van de werkdruk van de vastgoedafdeling.
Kwaliteitscontrole
In de controle van kwaliteit is het zaak om regelmatig checks door te voeren. Bijvoorbeeld de controle of uw leverancier het onderhoud aan uw gebouwen of installaties uitvoert, conform het afgesproken onderhoudscontract. Daarnaast moet u de zekerheid hebben dat de onderhoudsadministratie op orde is en dat u uw compliance (voldoen aan wet- en regelgeving) kunt aantonen. Wij zien regelmatig in de praktijk dat het vertrouwen tussen opdrachtgever en leverancier daalt gedurende de looptijd van de overeenkomst. Juist door steekproefsgewijs de kwaliteit van het werk te controleren ontstaat een nauwkeurig en waarheidsgetrouw beeld. Deze objectieve kwaliteitscontrole geeft de juiste input voor het jaarlijkse strategische contractoverleg en biedt u voldoende houvast om de samenwerking te verlengen of juist kritische verbeteringen te eisen. Vertrouwen is goed, maar (steekproefsgewijze) controle is beter!
Onderhoud strategie en beleid
De onderhoudsstrategie is een essentieel onderdeel van de vastgoedstrategie. Het vormt de basis voor het onderhoudsplan dat is afgestemd op de behoeften van uw organisatie. De ze strategie is onlosmakelijk verbonden met de overkoepelende vastgoedstrategie en het duurzaam meerjaren onderhoudsplan (DMJOP). Strategische vragen die spelen:
- kiezen voor nieuwbouw of voor renoveren en in stand houden
- hoe moet deze keuze worden gerealiseerd
- welke budget is beschikbaar
- welke timing moet aangehouden worden
Met het opstellen en actualiseren van een onderhoudsstrategie met bijbehorend DMJOP worden bovenstaande vragen beantwoord met als doel een positieve gebouwbeleving ongeacht de functie.
Onderhoud begint met kwaliteit. Kwaliteit van leren, wonen, werken en leven. Bij het opstellen van een onderhoudsstrategie gaan onze adviseurs naar de minimale kwaliteit benodigd voor het optimaal kunnen functioneren als organisatie. Deze kwaliteit wordt vastgelegd en afhankelijk van uw wensen worden er in samenspraak processen ingericht om het in stand te houden.
Om het overzichtelijk te houden, onderscheid R-ffect drie soorten onderhoudsactiviteiten in haar beleid. De activiteiten zijn van elkaar te onderscheiden met de onderhoudsfrequentie, ook wel ‘onderhoudscyclus’ genoemd.
- Curatief onderhoud, cyclus < 1 (incidenteel, storingsonderhoud)
Een onderhoudsactiviteit die ontstaat als gevolg van een incident, zoals een dak lekkage. - Preventief onderhoud, cyclus = 1 (Jaarlijks en wettelijk verplicht onderhoud)
Een onderhoudsactiviteit ter voorkoming van incidenten zoals het keuren en testen van de brandmeldinstallatie. - Planmatig onderhoud, cyclus => 1
Al het onderhoud wat gepland kan worden op basis van een te verwachten of technische levensduur van een element.
Een goed onderhouden gebouw dat naar behoren functioneert, geeft tevredenheid aan gebruikers, cliënten en medewerkers. Om de tevredenheid zo hoog mogelijk te houden is het zaak om van reactief naar proactief te gaan zonder desinvesteringen te doen. De perfecte onderhoudsactiviteit vindt plaats vóór het optreden van een storing en na de te verwachten levensduur van een element(deel). Samen met de adviseurs van R-ffect kan uw organisatie op zoek naar dat moment.
Vastgoedstrategie en programma management
Vastgoed is voor onze maatschappelijke opdrachtgevers een bedrijfsmiddel. Een middel om een primair of secundair bedrijfsproces in te huisvesten. Vastgoedstrategie in de maatschappelijke sector is daarmee een direct gevolg van de organisatiestrategie en moet vanuit een bedrijfsmatig perspectief benaderd worden. Dit is een cruciaal verschil met vastgoedstrategie vanuit het perspectief van de belegger. Het vastgoed is nooit een doel op zich. Bouwprojecten worden doorgaans ervaren als een hinderlijke onderbreking van het bedrijfsproces. De haalbaarheid van een vastgoedstrategie hangt dus niet alleen samen met de financiële haalbaarheid van het project maar is ook gekoppeld aan omzetverlies of transitiekosten van bedrijfsprocessen. R-ffect benadert vastgoed als bedrijfsmiddel ter ondersteuning aan uw ‘core busines’. De meerjaren vastgoedexploitatie moet financieel passen en het vastgoed moet bijdragen aan uw organisatiestrategie. Deze uitgangspunten vormen de basis voor de vastgoedstrategie die wij met u samen inzichtelijk maken.
Meerdere maatschappelijke vastgoedeigenaren gingen u voor in de keuze voor R-ffect. Het bedrijfsmatige perspectief, de zeer ruime kennis van vastgoedexploitatie, inkoop, contractvorming en (bouw)projectmanagement vormen een stevig fundament om R-ffect als vaste partner te selecteren voor de ontwikkeling en realisatie van uw vastgoedstrategie.
Haalbaarheidsonderzoek
Om te kunnen beoordelen of een project levensvatbaar is, toetst R-ffect of er wordt voldaan aan alle wettelijk verplichte, functionele en financiële eisen. Wij analyseren of een project kans van slagen heeft binnen vooraf gedefinieerde aspecten van kwaliteit, tijd en kosten. Het eindproduct van deze analyse is een businesscase waarin één of meerder scenario’s op een praktische manier zijn uitgewerkt. Daarbij toetsen wij altijd of het project bijdraagt aan uw primaire proces. Wij richten ons in het scenario op mogelijkheden en elimineren de onmogelijkheden. Met deze haalbaarheidsanalyse wordt de startpositie helder en eenduidig en onderkennen we op tijd kansen en risico’s. Op deze wijze ondersteunt R-ffect al jaren maatschappelijke organisaties met vastgoed- en projectgerelateerde besluitvorming.
Ontwikkelmanagement, bouwmanagement & nieuwbouw
R-ffect heeft een sterk trackrecord opgebouwd in de ontwikkeling en realisatie van maatschappelijk vastgoed. Het creëren van nieuwe huisvesting vraagt om daadkracht, inzicht in complexe besluitvorming, naast kennis van bouwen en ontwikkelen. Van de binnenstad in Amsterdam tot de groene weiden in het Zuid-Nederland; onze adviseurs zijn bekend met de problematiek van de locaties én hebben kennis van uw organisatie. Onze aanpak leidt tot succes doordat wij in iedere fase van het ontwikkelproces ambities, budget en bestemmingsmogelijkheden continu in balans brengen. Wij bereiden en begeleiden zowel de technische uitwerking als de bedrijfsmatige onderbouwing van de besluitvorming gedegen voor. Onze expertise is breed, van een woonzorgcomplex op een eigen instellingsterrein tot aan de complexe uitbreiding van bestaande hoogbouw in een binnenstedelijke omgeving. We beheersen alle contractvormen, of het nu om traditioneel bouwen gaat, of om een turn-key ontwikkeling. Veel maatschappelijke vastgoedeigenaren kiezen voor ons vanwege het zorgvuldige proces, daadkracht, en onze sturing op de inhoud en besteden de volledige ontwikkelopgave uit aan R-ffect.
Renovatieprojecten
Bestaand vastgoed renoveren en/of verduurzamen is een complexe opgave. Ondanks een goede voorbereiding treden er altijd verrassingen op die eerder niet zichtbaar waren. R-ffect heeft veel kennis en expertise in beheer en onderhoud. Dat maakt R-ffect de uitgelezen partner voor het projectmanagement van renovatie of verduurzaming van bestaand vastgoed. Onze projectleiders en adviseurs kennen de uitdagingen van instandhouding van bestaand vastgoed, inclusief de gebouwinstallaties. Zo bieden wij u een goede basis voor gedegen besluitvorming en uitwerking van renovatieplannen.
Inkopen/aanbesteden
R-ffect beschikt over een ervaren inkooporganisatie. Kern van onze werkzaamheden zijn het inkopen (en/of Europees Aanbesteden) van onderhoudscontracten, planmatige onderhoudswerkzaamheden, verduurzamingsprojecten, nieuwbouw en renovatieprojecten. De adviseurs van R-ffect begeleiden doorlopend meerdere inkooptrajecten of Europese aanbestedingen. Ze hebben expertise van zowel de technische inhoud als de (juridische) inkoopkennis om inkooptrajecten en Europese aanbestedingen volledig zelfstandig uit te voeren. Deze inkoopexpertise in combinatie met de inhoudelijke kennis van vastgoed, vastgoedexploitatie en vastgoedprojecten maakt ons uniek. We kunnen zelfstandig of samen met uw inkooporganisatie voor ieder vastgoed gerelateerd vraagstuk de juiste prijs- kwaliteitverhouding uit de markt halen.
Verduurzaming van vastgoed
Verduurzaming van vastgoed heeft door het stijgen van de energietarieven een vlucht genomen. Toch moet het verduurzamen van vastgoed niet als een eenmalige actie beschouwd worden. Uiteraard heeft R-ffect een zeer ruime ervaring met het opstellen van CO2-reductieplannen en portefeuille routekaarten. De meerwaarde zit echter in de integratie van deze verduurzaming naar een meerjaren onderhoudsplan (DMJOP). Op deze wijze is de verduurzaming een geborgd onderdeel van de bedrijfsvoering. R-ffect helpt opdrachtgevers met het uitwerken en opstellen van deze instrumenten voor verduurzaming, integreert de verduurzamingsmaatregelen en de investeringen die daaruit voortkomen in het DMJOP en begeleidt opdrachtgevers bij de transitie van traditioneel vastgoedmanagement naar duurzaam vastgoedmanagement.
Implementatie en contractmanagement van ‘prestatie’ contracten
Het succesvol inkopen van onderhoudscontracten (service level agreements) met daarin prestaties in de vorm van Kritieke Prestatie Indicatoren of Kritieke Succes Factoren is al een expertise op zich. Het echte werk, en de sleutel tot een langdurige succesvolle samenwerking, begint echter daarna. Ondanks de beste intenties van veel opdrachtgevers blijkt de implementatie en het contractmanagement op onderhoudscontracten vaak gebrekkig. Onvoldoende tijd of onvoldoende expertise leiden ertoe dat het contract onvoldoende gevolgd wordt. Met als gevolg dat oud en traditioneel gedrag weer leidend wordt. R-ffect begeleidt vrijwel alle opdrachtgevers voor wie een nieuw contract is ingekocht, bij het implementeren en langdurig managen van dit contract. De ruime ervaring van onze adviseurs is daarbij een grote meerwaarde voor onze opdrachtgevers. Opdrachtgevers waarderen dat. In toenemende mate zetten zij onze adviseurs in als managing agent voor het volledige beheer en onderhoud.
Installatie advies & ontwerp
Gebouwgebonden elektrotechnische en werktuigkundige installaties zijn door de jaren heen enorm complex geworden. De behoefte aan verduurzaming is groter dan ooit en deze kan voor een groot gedeelte worden ingevuld met deze installaties. De projectmanagers van R-ffect beschikken over een ruime ervaring en technische expertise om u te assisteren bij het concretiseren van aanpassingen met verduurzaming als extra resultaat. Het ontwerpen van installaties vraagt verregaande inhoudelijke kennis van verschillende disciplines. Ook vergt het inzicht om binnen vooraf afgesproken kaders van kwaliteit, tijd en geld het hoogst haalbare te bereiken. Met een gedegen voorbereiding en een strakke procesbeheersing zorgt onze projectmanager ervoor dat de juiste expertise op het juiste moment bij u aan tafel zit. Een succesvol installatieontwerp ontstaat niet alleen door een strakke beheersing van het ontwerpproces, maar vooral door het verschil te maken in de technische invulling. Wij realiseren daarin voor u het verschil.
Datagestuurd monitoren
Duurzaam maatschappelijk vastgoedmanagement kan niet zonder objectieve monitoring van vastgoeddata. R-ffect heeft de expertise en de meetinstrumenten om diverse vastgoedmetingen te verrichten. Denk daarbij aan de kwaliteit van uw binnenklimaat, het functioneren van uw installatie, energieverbruik, regeltechniek of de bouwkundige kwaliteit van schilderwerk of dakbedekking.
Interim-management, managing agent
In de huidige arbeidsmarkt is het niet altijd eenvoudig om de juiste mensen voor uw organisatie te vinden en te behouden. Vooral in vastgoed- en of projectmanagement is deze schaarste voelbaar. Daarnaast leidt de werkdruk binnen uw organisatie mogelijk tot uitval van goede mensen of blijkt het erg lastig de juiste verandering teweeg te brengen.
R-ffect BV heeft de mensen met het talent om de ontstane ruimte snel en adequaat tijdelijk in te vullen. Vanuit deze interim situatie kunnen we direct werken aan de professionalisering van uw vastgoedmanagement of huisvestingsorganisatie. Denk hierbij aan contractmanagers, projectleiders, managers vastgoed, etc.
Eventueel kunt u uw vastgoedexploitatie of het programma management permanent aan ons uitbesteden. In dat geval zullen we vanuit de rol van ‘managing agent’ uw belangen naar uw leveranciers en gebruikers volledig bewaken besturen.
Neem vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden als er een vacature in uw team ontstaat. Dat kan ook als u direct een stap vooruit wilt zetten in de professionaliteit van uw vastgoed- en projectmanagement..